Uczestnicy mogą zostać dowiezieni na teren obiektu indywidualnie lub też korzystając z dodatkowego, odpłatnego transportu zbiorowego. Szczegóły odnośnie tego ostatniego będą podawane przed każdym turnusem. Istnieje możliwość rozpoczęcia lub zakończenia uczestnictwa w innym, niż przewidzianym w turnusie terminie – w takim wypadku transport uczestnika powinien być zorganizowany indywidualnie, a wszelkie szczegóły ustalone z organizatorem przed rozpoczęciem turnusu.

Pierwszą rzeczą po dotarciu na miejsce zawsze jest przydzielenie do zamkowych pokoi. Dostępne są pomieszczenia dwu lub więcej osobowe, a przydział osób do nich zawsze determinowany jest płcią uczestników, ich wiekiem oraz przede wszystkim prywatnymi preferencjami. Nie będzie więc problemu, aby rodzeństwo lub znajomi trafili do jednego pokoju, jeśli tylko zostanie to odpowiednio wcześniej zgłoszone organizatorowi.

W ramach turnusu zapewniamy wszystkim uczestnikom trzy posiłki dziennie – śniadanie, obiad oraz kolację – spożywane w zamkowej jadalni. Posiłki przygotowywane są z myślą o pełnym zapotrzebowaniu energetycznym uczestników oraz z uwzględnieniem ich prywatnych preferencji żywieniowych. O tych ostatnich (czyli np. o wegetarianizmie, wszelkiego rodzaju alergiach itd.) należy poinformować organizatora przed rozpoczęciem turnusu.

Zajęcia w ramach naszych turnusów mogą wymagać od uczestników wzmożonej aktywności fizycznej, część z nich odbywać się także będzie w terenie. Dlatego też zalecamy uczestnikom zapakowanie odpowiedniej ilości ubrań, jako że w trakcie turnusu nie będzie możliwości ich prania.

W szczególności zalecamy zabrać: 

• wygodne obuwie sportowe – najlepiej 2 pary, 
• zapas bielizny na cały turnus, 
• kosmetyki i środki czystości, 
• ciepłe i wygodne ubranie sportowe (np. dres) – najlepiej dwa komplety, 
• płaszcz bądź kurtkę przeciwdeszczową, 
• komplet ubioru na każdy dzień pobytu, 
• zestaw leków (jeśli są konieczne).

Uczestnicy mogą w trakcie trwania turnusu korzystać z telefonów komórkowych lub innej elektroniki, pod warunkiem, że: 

• robią to poza przewidzianymi w programie turnusu aktywnościami (w tym w trakcie posiłków), czyli w tzw. czasie wolnym, 
• sprzęt nie przeszkadza innym uczestnikom lub kadrze (np. z uwagi na jego głośność), 
• sprzęt nie jest używany w trakcie ciszy nocnej (22:00 – 06:00) – w jej trakcie cała elektronika powinna być bezwzględnie wyłączona.

Uczestnicy mają możliwość oddania posiadanych wartościowych rzeczy w depozyt pod opiekę kadry. W takim wypadku będzie on wydawany uczestnikom wyłącznie na prośbę (aby np. skorzystać z telefonu w celu kontaktu z rodzicami) lub po zakończeniu turnusu. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za rzeczy uszkodzone lub zagubione przez uczestników.

Wszyscy członkowie kadry i animatorzy prowadzący zajęcia w trakcie turnusu to osoby wykwalifikowane, posiadające odpowiednie uprawnienia i doświadczenie w pracy z dziećmi. Przede wszystkim są to jednak osoby pełne pasji, które z ochotą dzielą się nią z uczestnikami, pomagając na każdym kroku jak najlepiej zrozumieć przedmiot zajęć.

Kierownik turnusu posiada ze sobą telefon komórkowy, na który 24 godziny na dobę można kontaktować się ze wszelkimi pytaniami. Numer zostaje podany do wiadomości wszystkich uczestników przed rozpoczęciem turnusu.

Niektóre turnusy mogą zawierać dodatkowe, opcjonalne atrakcje (takie jak zwiedzanie, wycieczki itd.). Udział w nich nie jest obowiązkowy i uczestnicy mogą zawsze pozostać na terenie obiektu pod opieką dodatkowych osób z kadry. Lista opcjonalnych atrakcji (wraz z ich kosztami) jest udostępniana przed rozpoczęciem turnusu.

Uczestnicy mają możliwość dokonywania zakupów na własny użytek w trakcie trwania turnusu. Tyczy się to zarówno zakupów w obiekcie (zamki posiadają swoje własne sklepy mające w asortymencie np. pamiątki czy pocztówki) jak i poza nim (w trakcie wycieczek itd.). Jeśli zajdzie taka konieczność organizowane będą także wyprawy do sklepów pod okiem kadry, nie częściej jednak niż raz na dwa dni turnusu.

Wszyscy uczestnicy turnusu posiadają ubezpieczenie NWW, dokładne warunki sprawdzić można w regulaminie kolonii.

Kadra znajdująca się na miejscu turnusu jest wyszkolona w zasadach udzielania pierwszej pomocy. W przypadku nieszczęśliwego wypadku natychmiast kontaktujemy się z prawnym opiekunem uczestnika, a jeśli jest taka konieczność niezwłocznie odwozimy poszkodowanego do pobliskiego szpitala.